Como organizar uma reunião produtiva com a equipe?

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Uma boa liderança depende de uma comunicação eficiente com os membros da equipe. Porém, na prática, não é tão fácil realizar reuniões rápidas e produtivas na hora de passar informações, estipular metas ou mostrar resultados. Erros de planejamento e execução destas reuniões podem causar uma perda de tempo significativa para os colaboradores. Confira algumas maneiras de otimizar os encontros das equipes no dia a dia:

Informar a equipe com antecedência

Antes de começar qualquer reunião, é necessário que a equipe saiba quais assuntos serão discutidos, para que possa se preparar com antecedência e levantar possíveis dúvidas ou sugestões de forma mais rápida e concreta.

Marcar e cumprir horário

O começo de uma reunião produtiva é seguir os horários estipulados para início e término. Para isso, é preciso analisar tudo que deverá ser falado nas reuniões, levando em conta o tempo requerido para réplicas e dúvidas da equipe, de modo que todos saiam de cena com todas as informações claras e com o objetivo cumprido.

Ter a pauta organizada

Todos os assuntos da reunião devem ser colocados em pauta para que nada seja esquecido ou distorcido. Para isso, uma sugestão é enviar um email prévio a todos os participantes da reunião para verificar se algum assunto relacionado deve ser inserido na pauta.

Manter o foco

Em reuniões longas é normal que alguns assuntos paralelos aconteçam, desviando a atenção dos ouvintes, mas é importante saber retornar ao assunto principal, reativando o foco de todos para o cumprimento dos objetivos listados em pauta. Isto pode ser feito facilmente utilizando o bom humor e a voz ativa.

Desconsiderar detalhes irrelevantes

Se o assunto possui muitos detalhes irrelevantes, é preferível enviá-los por email, dando foco apenas àquilo que é realmente relevante ou que pode gerar dúvidas no decorrer do processo.

Deixar as reuniões para quando for necessário

Muitas vezes, reuniões são marcadas para passar aos colaboradores informações que poderiam ser facilmente passadas via email, por exemplo. É preciso analisar, antes de agendar uma reunião, se aquele assunto necessita da atenção de todos no mesmo ambiente ou se pode ser transmitida de forma simples, porém bem explicativa, por outros métodos.

Aplicando todas essas dicas, tendo boa comunicação e fazendo com que a equipe siga as instruções à risca, é possível manter uma reunião produtiva, otimizando o tempo de todos e sem deixar nenhuma informação importante para trás.

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